Benchmarking, kavramı son dönemlerde oldukça merak edilen bir terim olarak öne çıkıyor. Oldukça basit bir tanımla bu terimi açıklamak gerekirse Benchmarking “aynı sektörde hizmet veren diğer işletmelerle kendi firmanızı kıyaslama yapmak” anlamına geliyor. Zaten İngilizce bir kelime olan Benchmarking’in kelime anlamı da “kıyaslama, mukayese etme” demek. Günümüzde bir firmanın devamlılığı sağlaması ve çağın gerekliliğine ayak uydurması için Benchmarking yöntemini benimsiyor olması adeta bir zorunluluk diyebiliriz.
Şirketler Benchmarking yöntemiyle kurumsal verimliliklerini ve performanslarını artırarak üretim kapasitelerinin üzerine çıkmayı ve üstelik bunu daha kaliteli hale getirebilmeyi amaçlarlar. Yani kısaca firmalar Benchmarking ile diğer şirketlerin ne yapıp başarılı olduğunu analiz etmekte ve hedeflerini bu doğrultuda güncellemektedir. Ayrıca tam tersi bir perspektiften baktığımızda bir firmanın yaptığı hataları yapmamak için ve yapılan hatalardan dersler çıkarmak için Benchmarking sistemi deyim yerindeyse biçilmiş bir kaftandır.
Benchmarking Neden Önemlidir?
- Benchmarking sisteminde diğer firmalarla kıyaslama yapabilmek yeni bir projeyi hayata geçirmek isteyenlere maliyet, zaman ve beklenti konularında yardımcı olmaktadır. Yani bir işe yatırım yapacak olan kişiler bu alandaki öncü firmaları inceleyerek neyi doğru ve yanlış yaptıklarına bakarken aynı zamanda harcamalarını da analiz ederken o işin altından kalkıp kalkamayacaklarını analiz ederler.
- İşletmeler kurulduktan sonra özellikle başlangıç aşamasında otonom ve değişken giderleri hesap edemezler. Bu hususta en az yanılgı ile yola devam edebilmek için benzer projelerin ortalama süresini, maliyetini ve getirilerini öğrenmek için kıyaslama yani sektördeki adıyla Benchmarking yapmak gerekmektedir.
- Benchmarking’in temel amacı, firmanıza belirli bir standart sunmak ve buna ek olarak eksik noktalarınızı görerek olaya anında müdahale edebilmeyi sağlamaktır. Örnekle açıklamak gerekirse e-ticaret sektörüne hizmet veren bir kargo şirketi kurmayı hayal ettiğinizi düşünelim. Burada ister firmayı kurarken isterse kurduktan sonra Benchmarking yapmak çok önemlidir. Hepsiburada’nın Hepsi Express kargosunun 1 günde teslimat yaptığı bir ortamda siz bir kargo şirketi kurar ve teslim sürelerini de 3-4 günde tutarsanız bu yatırım hiçbir şekilde hizmet almayacaktır.
- Benchmarking’in amacı nedir sorusunun onlarca farklı cevabı vardır. Ancak amaç ne değildir diyecek olursak asla tüm sorunları çözmek değildir. Çünkü tüm sorunları başka firmaların yaptığı ya da yapmadığı işlere bakarak çözmek mümkün değildir. Burada Benchmarking faydaları gözetilerek yapılan tüketim harcamaları, genel giderler ve pazarlama stratejileri örnek alınabilir ancak diğer tüm hepsi firmaların kendi çabalarına bağlı durumdadır.
Benchmarking’in hedefleri bu şekildedir. Firmaların bazıları Benchmarking’i stratejik noktalarda oldukça güzel şekilde uygularken bazıları bu konularda yetersiz kalmaktadır. Genel olarak doğru Benchmarking stratejileri benimseyen kuruluşlara bakıldığında ise yetkililerin bu yöntemi türlerine ayırdıkları ve bu bağlamda analizler yaptıkları ortaya çıkmaktadır. Siz de firmanız için başarılı Benchmarking yapmak istiyorsanız dikkat etmeniz gereken bunu tasniflemek ve bu doğrultuda hareket etmek olacaktır.
Etkili Benchmarking Nasıl Yapılır?
Benchmarking nasıl yapılır sorusu belki de bu alanda en merak edilenlerdendir. Çünkü Benchmarking yapmak ile etkili bir Benchmarking yapmak arasında dünyalar kadar fark vardır. Etkili Benchmarking’in ise temel kuralları bulunmaktadır.
Planlama
Benchmarking en önemli aşaması diyebileceğimiz Planlama evresinde firmalar neyi geliştirmek istediklerini ve bu alanda hangi rakipleriyle kıyaslama yapmaları gerektiğinin kararını vermektedirler. O sektörde yükselen ve doğru işler yapan firmalar yerine yanlış stratejiler izleyen firmaların örnek alınması Benchmarking’in daha başlamadan etkisiz olmasına neden olacaktır. Planlama safhasında toplanan tüm bilgiler diğer aşamalara sağlıklı bir şekilde devam edilmesi açısından önem arz etmektedir.
Süreç Kıyaslama
Sektördeki rakip firmalarla nasıl karşılaştırıldığını anlayabilmeniz açısından Süreç kıyaslama safhası oldukça önemlidir. Bu süreç şirketlere gelişim ve büyüme süreçlerinde daha verimli çalışmak için yapılması gerekenleri analiz etme fırsatı verir. Aynı zamanda süreç kıyaslamasını doğru analizlerle yapan firmaların maliyetlerini de daha uygun hale getirdikleri kanıtlanmıştır.
Stratejik Kıyaslama
Sektörde var olan diğer kuruluşlara bakarak bir stratejik kıyaslama gerçekleştirmek, firmanıza çalışma ve bölümleri etkin olarak idare etme anlamında size kolaylık sağlayacaktır. Bu safhada amaç doğru strateji ile bölgede daha rekabetçi olmayı sağlayacak bir yöntemi geliştirmektir.
Performans Kıyaslama
Rakip firmaların performans ölçütlerini analiz eden ve yüksek kar eden sektör öncülerini örnek almayı hedefleyen Performans kıyaslama yöntemi, oldukça zorlu süreçlerden biri olarak akıllara gelmektedir. İyileştirilmesi ve geliştirilmesi oldukça zor olan bu süreçte şirkette çalışan birçok yönetici ve beyaz yakalının katılımı gerektirdiğinden karar alma süreci de oldukça sancılıdır. Ancak bu adımın en önemli faydası şirketlerin uzun vadeli bir değişim planları oluşturmadan önemli kazanımlar elde edebilmesidir.
Bilgi Toplama
Benchmarking yapmak kadar önemli olan bir diğer durum varsa bu da rakiplerin nasıl Benchmarking yaptığı hakkında bilgi toplamaktır. Hangi firmalarla kıyaslama yapılacağına karar verilemeyen durumlarda daha geçerli olan bilgi toplama aşaması hangi alanlara yoğunlaşmak zorunda olduklarını kestiremeyen firmalar için oldukça önemlidir.
Verileri Analiz Etme
Toplanan bilgileri ve verileri sınıflandırma akabinde analiz etmek çok önemlidir. Objektif bir analiz yapılmazsa toplanan bilgilerin hiçbir anlamı kalmayacağından firmalara burada dışarıdan da profesyonel destek alabilmektedir.
Eylem
Verilerin gerekli şekilde analiz edilmesi sonrasında artık Benchmarking’in önemini en iyi anlatan eyleme dökme süreci gelmektedir. Bulguları gerekli birimlere iletmek, önerilen değişikliklere bütçe aktarılmasını sağlamak ve eylem için gerekli kaynağı oluşturabilmek bu anlamda oldukça önem arz etmektedir.
İzleme
Benchmarking’in aşamaları arasında belki de en keyiflisi son safha olan gözlem ve izlemedir. Yapılan Benchmarking araştırması sonucunda ne denli başarıya ulaşıldığını görmek isteyen işverenler bu aşamada tüm ayrıntıları dikkatle gözlemlemektedir. Benchmarking’in temeli olarak değerlendirilen bu aşamada firma ve işletme sahipleri doğru bulgularla önüne gelen yatırım, büyüme ve farklı alana yönelme fikirlerini değerlendirmeye alarak sübjektif bir karar vermektedir.
